Autor: Eli Andreoli

Administração do Tempo no Desenvolvimento de Sites

Controlar o tempo que se gasta na elaboração, desenvolvimento e produção de um projeto para a internet é de vital importância e pode fazer seus trabalhos menos estressantes e mais rápidos. 

Olá para todos. Sou Eli Andreoli e este é meu primeiro artigo neste site. Acho extremamente importante que além de design, programação, web standards e tantas outras designações que conhecemos, saibamos também algo extremamente básico que nos ajuda imensamente em nosso trabalho – a administração.

Contudo, não precisamos cursar os quatro anos de graduação em administração para ser um grande profissional, afinal seu trabalho é criar, desenvolver e produzir e não administrar, mas algum conhecimento de administração fará de você um profissional melhor, não importando se você trabalha em uma agência ou sozinho. E é claro, se um dia almeja ser um diretor de arte ou gerente de produção, conhecer ferramentas ou tecnologias não será o suficiente.

Hoje vou tentar passar meu conhecimento sobre Administração do Tempo, algo de vital importância para projetos longos (como os nossos), para organizar de forma inteligente e racional as tarefas pelo tempo que nos é dado.

Porque é importante administrar o tempo?

O tempo é um dos conceitos mais politicamente correto que existem, todos nós temos a mesma quantidade de tempo – ricos, pobres, homens, mulheres, etc – todos tem 24 horas por dia, 7 dias por semana, e por aí vai. O tempo é tão importante que pessoas (ou organizações) espertas compram e vendem tempo, na forma de produtos que facilitam a vida das pessoas ou de serviços com profissionais que realmente entendem do assunto (esses somos nós... eeeeee)! É daí que surge a tão clássica expressão “Time is Money” (tempo é dinheiro).

Então a questão mais relevante para nós não é exatamente o quanto vale nosso tempo, mas sim o que podemos fazer com ele! Você sabe o quanto custa para fazer um site X ou Y, mas sabe exatamente quanto tempo você gasta para fazê-lo? Sabe o que é necessário para fazê-lo? Considera atrasos? Contabiliza o tempo que você leva para cada tarefa ou apenas pressupõe que consegue fazer tudo em “algumas semanas”? É a tudo isso que se trata a administração do tempo.

Veja, seu tempo é dinheiro! Você pode receber de sua agência um montante por 8 horas diárias em um mês, ou você pode receber uma quantia por cada site que você faz. Então podemos afirmar que, se tempo é dinheiro então administrar o tempo é o mesmo que administrar suas possibilidades de ganhos. Além do mais administrar o tempo resulta em dias de trabalho menos desgastantes, menos estressantes e mais proveitosos, inclusive para dedicar-se ás coisas que você realmente gosta.

Administrando o tempo de seus projetos.

No livro Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficientes, de Stephen R. Coler (que eu recomendo á todos os bons profissionais lerem), ele cita a Administração do Tempo como algo primordial para bons profissionais que querem ser eficientes no que fazem.

Para começar a administrar o seu tempo você deve parar e refletir. Antes que qualquer trabalho se inicie dedique pelo menos 10 minutos em seu planejamento, tire da cabeça a idéia de que um site é um todo, e conscientize-se que existirão diversas pequenas etapas na criação de um site de internet.

Criar o HTML, CSS, XML, Scripts JavaScript, Classes PHP ou Funções em ASP, todos são tarefas separadas e diferentes apesar de dentro de um único contexto (a criação de um único site). A totalidade dessas tarefas cria um único site, mas cada atividade pode ser realizada de uma maneira diferente, com diferentes softwares e até mesmo por diferentes pessoas se você trabalha em equipe.

Pare e pense. O que você vai precisar para fazer o site? Criar um CSS, JavaScript, cadastro de clientes, animação em flash, etc? Coloque tudo isso em um papel, tentando especificar e distinguir o máximo possível as tarefas e não misturá-las de forma alguma. Depois observe o papel, imagine que cada item que você escreveu para a execução do projeto seja uma tarefa, você tem então uma poderosa ferramenta na sua frente – os Blocos de Tarefas.

Os blocos de tarefas podem ser divididos, organizados e colocados em ordem, a execução de todos os blocos de tarefas resultarão no projeto final. Você deve agora definir o tempo que você leva para realizar cada uma dessas tarefas, some-os, considere que poderão ocorrer atrasos e você terá a previsão de quanto tempo demorará para finalizar o site! Você pode inclusive usar essa técnica para dar à seus clientes ou diretores um prazo mais assertivo do projeto! Bem melhor do que pressupor alguns dias ou semanas no prazo não é mesmo? Além do que a partir de agora é muito mais fácil dividir as tarefas de um projeto dentre um grupo, caso você trabalhe com uma equipe.

Definindo Prioridades

Agora que você tem os blocos de tarefas definidos é hora de organizá-los por prioridades. O que deve ser feito primeiro e o que deve ser deixado por último? Bem, para isso usamos a teoria de prioridades na administração do tempo.

Para cada bloco, defina o quanto ele é importante e o quanto é urgente para o projeto final. Mas cuidado, seja realista! Criar um formulário para envio de e-mail é importante, criar mais uma vez outro script de envio deste e-mail geralmente não é! Registrar o domínio do site não é apenas importante mas também urgente, tratar uma foto de 100x50 pixels que vai ficar no meio de um dos conteúdos não é nem importante nem urgente.

Defina cada bloco de tarefas como sendo Importante ou Urgente (talvez coloque um I para Importante e um U para Urgente no lado da descrição de cada bloco de tarefa). Depois de realizada esta etapa crie uma tabela como a apresentada em baixo organizando cada bloco de tarefa nos devidos quadrantes nas quais se encaixam as designações que lhes foram dadas.

Muitos desenvolvedores priorizam atividades ou tarefas que são divertidas ou prazerosas de serem realizadas mas não tem a relativa importância para o projeto. Claro que isto é um erro, afinal nada impede de você divertir-se com o que faz, mas a responsabilidade de um trabalho bem feito e no prazo tem um peso bem maior! Outros ainda acreditam que tarefas pequenas e rápidas não prejudicam o andamento do trabalho se forem colocadas à frente, isso pode até ser verdade mas quando essas tarefas pequenas e rápidas começam a se acumular podem se transformar em um estorvo de tempo quando unidas à totalidade do projeto.

Após desenvolver este gráfico você poderá observar as tarefas que tem a desempenhar de forma mais assertiva e mais racional e finalmente organizá-las de acordo com suas necessidades. Você terá consciência não apenas das tarefas e do tempo que leva cada uma à ser desenvolvida, mas também suas prioridades. Com isto pronto basta passar à ultima etapa da administração do tempo – o registro das tarefas.

Registrando suas tarefas – Usando a Agenda

A Agenda não é um recurso exclusivo de executivos ou de secretárias como muita gente pode pensar, muito pelo contrário é uma ferramenta que todo o profissional deveria de ter. Ela não serve apenas para marcar quando tem um aniversário ou quando você tem que entregar um projeto, mas serve principalmente para dividir entre o seu tempo os blocos de tarefas de um projeto.

As agendas podem ser de diversos formatos mas tem basicamente dois tipos – as diárias e as semanais. As diárias são aquelas que cada página representa um dia e cada dia é dividida em horários, já as semanais são aquelas que a cada duas páginas representam uma semana inteira. Eu particularmente prefiro as agendas semanais por serem melhores (em meu ponto de vista) para se controlar o tempo em projetos longos por me permitir observar minhas tarefas de modo geral, mas isso é algo subjetivo, pode-se trabalhar com qualquer agenda que queira. Para aqueles que não vão muito com a cara de agendas, pode simplesmente usar um caderno, só não use folhas soltas porque seu ambiente de trabalho pode tornar-se um caos que mais te atrapalhará do que outra coisa. Evite também agendas eletrônicas ou softwares de agenda, pois acredite é muito mais fácil manipular e assimilar informações quando estão em papel e a única coisa que você não quer agora é complicar mais do que ajudar!

Se você já percorreu todas as etapas, agora você terá uma tabela com as urgências e importâncias de cada bloco de tarefas, com o tempo mais ou menos determinado de cada tarefa, o que lhe permite organizá-las na ordem mais inteligente possível, coisa que antes, apenas com o achismo (por mais experiente que um profissional possa ser) não permite. Você pode então organizar seus dias de trabalho, saber exatamente o que você tem que fazer hoje, amanhã, ou na semana seguinte!

Então, sabendo-se o dia do início do projeto, vá anotando na agenda, dia-a-dia, as tarefas na ordem que estabeleceu e nos prazos que acha que vai cumprir. Nunca se esqueça de acrescentar uma folga entre as tarefas para evitar que imprevistos atrasem todo o processo. Eu particularmente gosto de deixar uma hora livre todos os dias, que pode ser usada tanto para apagar incêndios quando acontecem ou resolver pepinos inesperados, e quando eles não acontecem, eu posso simplesmente adiantar meu trabalho ou dedicar-me aos estudos e aprimoramento profissional.

Acredite, é muito bom quando se tem as tarefas organizadas e a consciência de todas as suas tarefas, o que lhe permite, inclusive, planejar momentos fora do trabalho, de estudos ou para outras atividades sempre que houver uma brecha na sua agenda.

Com a agenda o profissional vai ter, dia-a-dia, todo o planejamento de tempo de seu projeto, de uma forma organizada, inteligente e racional! A partir de então basta tomar a simples consciência de acompanhar com disciplina os prazos que você estipulou para consigo mesmo.

Se você chegou até aqui, parabéns!

Se você chegou até aqui parabéns, pois evoluiu no pensamento de que um profissional da web tem que conhecer muito mais do que simplesmente programação e linguagens de marcação e aprendeu que algumas dicas e organização, por mais básicas que sejam, é o que vai realmente diferenciá-los, afinal na era da informação, qualquer um com um pouco de dedicação pode aprender qualquer linguagem de marcação ou de programação, mas nem todos conseguem transportar os conceitos, técnicas e teorias em uma profissão rentável.

Fazer sites, qualquer pessoa pode fazer, mas o que as distingue é seu grau de profissionalismo.

Até a próxima pessoal!